المكاتب الخدمية (Serviced Office)

ما هي المكاتب الخدمية؟

ببساطة، المكتب الخدمي هو مساحة مكتبية يتم تأجيرها بشكل كامل ومُدارة من قبل مزود الخدمة. يشمل ذلك توفير الأثاث، وخدمات السكرتارية، والإنترنت، والاتصالات، والصيانة، وخدمات الاستقبال، وغيرها من الخدمات الأساسية التي تحتاجها الشركات للعمل بكفاءة. يتيح هذا النموذج للشركات التركيز على أعمالها الأساسية دون الحاجة إلى القلق بشأن الجوانب الإدارية والتشغيلية للمكاتب.

عادةً ما تتواجد المكاتب الخدمية في مواقع متميزة في المدن الكبرى والمناطق التجارية الحيوية، مما يوفر للشركات سهولة الوصول إلى العملاء والشركاء والموارد الأخرى. تتوفر المكاتب الخدمية بمختلف الأحجام والتصاميم لتلبية احتياجات الشركات المختلفة، بدءًا من المكاتب الفردية الصغيرة وصولًا إلى المكاتب الكبيرة التي تستوعب فرق عمل كبيرة.

مميزات المكاتب الخدمية

توفر المكاتب الخدمية العديد من المزايا التي تجعلها خيارًا جذابًا للشركات، خاصة الشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة. تشمل هذه المزايا:

• المرونة: تسمح المكاتب الخدمية للشركات بتعديل مساحة العمل الخاصة بها بسهولة وفقًا لاحتياجاتها المتغيرة. يمكن للشركات زيادة أو تقليل مساحة المكتب بسرعة وسهولة، مما يوفر مرونة كبيرة في مواجهة التغيرات في حجم العمل أو عدد الموظفين.
• التوفير في التكاليف: غالبًا ما تكون المكاتب الخدمية أكثر فعالية من حيث التكلفة من المكاتب التقليدية. فهي تقلل من النفقات الرأسمالية الأولية المتعلقة بشراء أو استئجار الأثاث والمعدات، بالإضافة إلى تقليل تكاليف التشغيل المستمرة مثل فواتير الخدمات، والصيانة، وخدمات التنظيف.
• الخدمات الشاملة: توفر المكاتب الخدمية مجموعة واسعة من الخدمات التي تساعد الشركات على العمل بكفاءة. تشمل هذه الخدمات خدمات الاستقبال، وخدمات السكرتارية، والإنترنت عالي السرعة، والاتصالات، والصيانة، والأمن.
• بيئة عمل احترافية: توفر المكاتب الخدمية بيئة عمل احترافية ومجهزة بالكامل، مما يعزز من صورة الشركة ويساعد على جذب العملاء والشركاء والموظفين الموهوبين.
• سهولة الوصول: عادةً ما تقع المكاتب الخدمية في مواقع متميزة، مما يوفر سهولة الوصول إلى وسائل النقل العام، والمطاعم، والمتاجر، والخدمات الأخرى.
• التركيز على الأعمال الأساسية: من خلال توفير جميع الخدمات والمرافق اللازمة، تسمح المكاتب الخدمية للشركات بالتركيز على أعمالها الأساسية وتحقيق أهدافها.

كيف تعمل المكاتب الخدمية؟

يعمل نموذج المكاتب الخدمية ببساطة. تقوم الشركات بتأجير مساحة مكتبية من مزود الخدمة، الذي يتولى مسؤولية توفير جميع الخدمات والمرافق اللازمة. تشمل الخطوات الأساسية للعمل في مكتب خدمي:

1. اختيار مزود الخدمة: تبدأ الشركات باختيار مزود خدمة مكتبية موثوق به وذو سمعة جيدة. يجب على الشركات النظر في عوامل مثل الموقع، وحجم المساحة المطلوبة، والخدمات المقدمة، والتكاليف.
2. توقيع عقد الإيجار: بمجرد اختيار مزود الخدمة، يتم توقيع عقد إيجار يحدد شروط الإيجار، بما في ذلك مدة الإيجار، والإيجار الشهري، والخدمات المشمولة.
3. تجهيز مساحة العمل: يقوم مزود الخدمة بتجهيز مساحة العمل وفقًا لمتطلبات الشركة، بما في ذلك الأثاث، والمعدات، والاتصالات.
4. بدء العمل: تبدأ الشركة في العمل في مكتبها الجديد، مع الاستفادة من جميع الخدمات والمرافق التي يوفرها مزود الخدمة.
5. إدارة العمليات اليومية: يتولى مزود الخدمة مسؤولية إدارة جميع العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك الصيانة، والأمن، وخدمات الاستقبال.

مقارنة بين المكاتب الخدمية وأنواع المكاتب الأخرى

لمساعدة الشركات على اتخاذ القرار الصحيح، من الضروري مقارنة المكاتب الخدمية بأنواع المكاتب الأخرى:

• المكاتب التقليدية: تتطلب المكاتب التقليدية استثمارًا كبيرًا في البنية التحتية، والأثاث، والخدمات. على الرغم من أنها توفر سيطرة أكبر على بيئة العمل، إلا أنها غالبًا ما تكون أكثر تكلفة وأقل مرونة من المكاتب الخدمية.
• المساحات المشتركة: توفر المساحات المشتركة مساحات عمل مشتركة ومجهزة بالكامل، ولكنها غالبًا ما تكون أقل خصوصية من المكاتب الخدمية. وهي مناسبة بشكل خاص لرواد الأعمال المستقلين والفرق الصغيرة التي تبحث عن بيئة عمل تعاونية.
• المكاتب الافتراضية: توفر المكاتب الافتراضية عنوانًا بريديًا وخدمات سكرتارية دون توفير مساحة مكتبية فعلية. وهي مناسبة للشركات التي لا تحتاج إلى مساحة مكتبية دائمة ولكنها تحتاج إلى وجود احترافي.

الجدول التالي يلخص أبرز الفروقات:

العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار مكتب خدمي

عند اختيار مكتب خدمي، يجب على الشركات مراعاة العوامل التالية:

• الموقع: اختر موقعًا يسهل الوصول إليه من قبل الموظفين والعملاء والشركاء.
• الحجم: حدد مساحة المكتب التي تلبي احتياجاتك الحالية والمستقبلية.
• الخدمات: تأكد من أن مزود الخدمة يوفر جميع الخدمات التي تحتاجها، مثل خدمات الاستقبال، والإنترنت، والاتصالات.
• التكلفة: قارن التكاليف بين مختلف مزودي الخدمة للعثور على أفضل صفقة.
• السمعة: ابحث عن مزود خدمة يتمتع بسمعة جيدة في السوق.
• التصميم: تأكد من أن تصميم المكتب يناسب ثقافة شركتك ويعكس هويتها.

مستقبل المكاتب الخدمية

يشهد قطاع المكاتب الخدمية نموًا مطردًا، مدفوعًا بالطلب المتزايد على مساحات عمل مرنة وفعالة من حيث التكلفة. من المتوقع أن يستمر هذا النمو في المستقبل، مع توقعات بزيادة عدد المكاتب الخدمية وتنوع الخدمات المقدمة. من المرجح أن يشهد القطاع تطورات في مجالات مثل:

• التقنيات الذكية: دمج التقنيات الذكية في المكاتب الخدمية، مثل أنظمة إدارة المباني الذكية، والتحكم في الإضاءة ودرجة الحرارة، وأدوات التعاون الرقمي.
• الاستدامة: زيادة التركيز على الاستدامة في تصميم وتشغيل المكاتب الخدمية، بما في ذلك استخدام مواد صديقة للبيئة، وتوفير الطاقة، وتقليل النفايات.
• التخصيص: توفير المزيد من الخيارات المخصصة لتلبية احتياجات الشركات المختلفة، مثل تصميم مساحات العمل وفقًا لمتطلبات محددة، وتوفير خدمات إضافية مثل التدريب والاستشارات.
• المرونة: تقديم المزيد من خيارات التأجير المرنة، مثل عقود الإيجار قصيرة الأجل وخيارات الدفع القائمة على الاستخدام.

خاتمة

المكاتب الخدمية تقدم حلاً عمليًا وفعالًا للشركات التي تبحث عن مساحات عمل احترافية ومرنة. من خلال توفير خدمات شاملة وتوفير التكاليف، تتيح المكاتب الخدمية للشركات التركيز على أعمالها الأساسية وتحقيق أهدافها. مع استمرار نمو هذا القطاع، من المتوقع أن تصبح المكاتب الخدمية خيارًا أكثر شيوعًا للشركات من جميع الأحجام والصناعات.

المراجع

• Investopedia – Serviced Office
• Wikipedia – Serviced office
• Regus – Office Space
• WeWork

“`